Digital spart Kosten, Zeit und Papier
Bild: Manouras
Stehen politische Sitzungen an, werden unter anderem Einladungen mit Beschlussvorlagen verschickt. Das kostet Zeit, Geld und Papier. Um das zukünftig zu sparen, soll im kommenden Jahr ein digitales Ratsinformationssystem eingeführt werden.
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Zusammen mit weiteren Verwaltungsmitarbeitern hat Lillteicher eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durchgeführt, die die Kosten für den bisherigen Sitzungsdienst und die Einführung eines Ratsinformationssystems darstellt.

Enormer bürokratischer Aufwand

Wenn Ausschüsse und Rat tagen, werden Einladungen mit der Tagesordnung und Vorlagen, in denen Ausführungen und Beschlussempfehlungen zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten zu finden sind, verschickt. Im Anschluss an die Sitzungen erstellt die Verwaltung Protokolle, die ebenfalls an die 24 Ratsmitglieder versendet werden.

85 Arbeitsstunden und 1953 Euro an Personalkosten fallen im Jahr dafür an, hat Lillteicher errechnet. 71 000 Blatt Papier sind im vergangenen Jahr bedruckt und versendet worden, 60 Prozent aller im Rathaus getätigten Drucke entfallen somit auf die Gremienarbeit.

Hohe Kosten für Papierverbrauch

Rechnet man Kosten für den Druck (2766 Euro), das Porto (2953 Euro) und Briefumschläge (420 Euro) mit denen für das Papier (435 Euro) und das Personal zusammen, ergibt sich eine jährliche Summe von 8527 Euro für den Sitzungsdienst. Hält man die Kosten für ein Ratsinformationssystem dagegen, werden Unterschied erkennbar. Doch erst muss investiert werden.

„Das System muss installiert und die Verwaltungsmitarbeiter müssen geschult werden“, erklärte Lillteicher. Das kostet 8000 Euro - einmalig. Fünf Lizenzen müssen gekauft werden, damit fünf Mitarbeiter gleichzeitig im System arbeiten können. Dazu kommen Kosten für die Softwarepflege und das externe Hosting (20.000 Euro).

Ratsmitglieder werden mit moderner Technik ausgestattet

Die Anschaffung von iPads für 24 Ratsmitglieder und vier Verwaltungsmitarbeiter sowie die Einrichtung eines WLans im Ratssaal und Ausschusszimmer schlagen mit 16.500 Euro zu Buche. Die Personalkosten für die Vor- und Nachbearbeitung wirken sich mit 658 Euro im Jahr aus.

Um die Kosten vergleichbar zu machen, hat Lillteicher die Positionen mit verschiedenen Jahreswerten berechnet. Danach kostet der bisherige Sitzungsdienst 8527 Euro, das Ratsinformationssystem 9568 Euro im Jahr. Auf fünf Jahre gesehen, gibt die Gemeinde für den bisherigen Dienst 42 636 Euro aus, für das neue System 47.839 Euro.

„Mittelfristig werden wir Kosten sparen“

„Zeitgemäß, sinnvoll und nachhaltig“, mit diesen Schlagworten umriss Matthias Nüßing (FWG) das Ratsinformationssystem. Auch Bettina Sander (Grüne Liste) zeigte sich begeistert, die Digitalisierung und damit Einsparungen im Druck- und Papierbereich voranzutreiben. „Mittelfristig werden wir Kosten sparen“, war Maike Uekötter (CDU) sicher.

Die hohe Zeitersparnis für die Verwaltungsmitarbeiter stellte nicht nur Lillteicher in den Vordergrund. Paul Spliethoff (FDP): „Die Zeit, die die Mitarbeiter nicht mehr für den Sitzungsdienst benötigen, können sie in andere, wichtige Aufgaben investieren.“ Geplant ist, so Lillteicher, dass das Ratsinformationssystem im ersten Quartal 2020 in Betrieb genommen werden kann.

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